Relatiemanagement en netwerken: tips voor professionals

Netwerk event

Relaties en netwerken vormen van oudsher de commerciële basis voor zakelijke dienstverleners. Daarom is het opmerkelijk hoe gemakzuchtig veel accountants-, advies- en advocatenkantoren hiermee omgaan.

Veel kleine kantoren laten relatiemanagement helemaal over aan de partners. De meeste accountants en advocaten zijn echter geen natuurtalenten in het leggen, onderhouden en uitbouwen van relaties! Bovendien is het negeren van alle niet-partners een enorme gemiste kans. Maar ook de grote kantoren kennen de nodige uitdagingen op het gebied van relatiemanagement. Zo worstelen zij vaak met interne silo’s, en het vastleggen, ontsluiten en delen van informatie over relaties verloopt veelal uiterst moeizaam. Dat moet dus beter!

Relatiemanagement is de derde pijler onder het commercieel resultaat van accountants, adviseurs en advocaten. Klik hier voor meer over deze pijlers.

Rol voor de professional en rol voor de organisatie

Voor effectief relatiemanagement is een rol weggelegd voor zowel de professionals als de organisatie. Daarom maak ik onderscheid tussen tips voor individuele partners en medewerkers, en tips voor bestuurders/directie en marketeers (zie figuur).

In deze blog bespreek ik de individuele tips voor partners en medewerkers. Tips voor bestuurders/directie en marketeers komen in deel 2 aan bod. Klik hier om je aan te melden.

Tips relatiemanagement en netwerken
Tips relatiemanagement en netwerken

1 Manage je relaties actief

Geloof het of niet, maar de meerderheid van de professionals die ik tegenkom, heeft nauwelijks zicht op zijn of haar relaties. En van die minderheid die dit wel redelijk op orde heeft, komt een groot deel niet veel verder dan een soort contactenoverzicht waarbij feitelijk geen sprake is van ‘actief managen’. En dat terwijl we allemaal weten hoe belangrijk relaties en netwerken zijn voor je commerciële succes!

Een belangrijke reden is dat professionals van nature vooral op de inhoud gericht zijn; ze zijn gek van hun vak en storten zich vol overgave op de opdrachten waar ze druk mee zijn. Als je daar de druk op productieve uren bij optelt, begrijp je waarom relatiemanagement snel van het lijstje valt!

Hoe manage je dan toch actief je relaties? Keep it simple!

De druk op klantwerk zal niet minder worden en bovendien ben je – en blijf je – accountant, adviseur of advocaat – en niet salesmanager. Zo kun je het aanpakken:

Eenmalig

  • Neem al je contacten door en selecteer degenen die commercieel belangrijk voor je (kunnen) zijn. Durf hierbij te kiezen: dit zijn de relaties die je actief wilt managen, dus selecteer geen 500 namen! En bedenk dat relaties die niet op het lijstje staan, niet opeens weg zijn; je gaat ze alleen (nog) niet actief managen (wat je waarschijnlijk toch al niet deed!).
  • Maak ook een export van je LinkedIn contacten (zie hieronder) en vul je geselecteerde relaties aan met LinkedIn connecties die commercieel belangrijk voor je (kunnen) zijn.
  • Bepaal vervolgens voor de geselecteerde relaties welke actie je voor welke datum wil nemen. Dat kan ook gewoon zijn: ‘bijpraten’. Relaties onderhouden kan op veel manieren: telefonisch, een persoonlijke afspraak, een (email) bericht, via social media, etc. Het belangrijkste is dat je niet ongemerkt maandenlang (of jaren!) geen contact meer hebt met een belangrijke relatie.
  • Leg ook andere belangrijke informatie vast, bijvoorbeeld dat je relatie deelnam aan een seminar dat je gaf, of interesse heeft in een dienst waarover jullie spraken.

Hoe exporteer ik mijn LinkedIn contacten:

  • Ga in LinkedIn naar ‘My Network’ / ‘Connections’
  • Klik op het tandwiel rechts (‘Settings’)
  • Kies onder ‘Advanced Settings’ (rechts) voor ‘Export LinkedIn Connections’.

Wekelijks

  • Open je overzicht met prioriteitsrelaties en bekijk welke acties je die week moet nemen (of had moeten nemen). Voer de acties uit of – als dat (nog) niet kan – pas de gewenste actie en/of deadline aan.
  • Ga na of je de afgelopen week contacten hebt gelegd (persoonlijk of online) die zo belangrijk (kunnen) zijn dat je deze actief wilt gaan managen. Zo ja, voeg deze contacten dan toe.
  • Check of er contacten zijn waarvoor geen acties gepland staan. Zo ja, plan deze dan in (al is dat over een half jaar, het gaat erom dat deze relaties niet ongemerkt uit beeld raken).

Eens per kwartaal

  • Ga na of er prioriteitsrelaties van de lijst kunnen of juist moeten worden toegevoegd.
  • Voer eventuele nog niet verwerkte wijzigingen door in het overzicht.
  • Bepaal of je aanvullende acties wilt nemen voor (groepen) prioriteitsrelaties (bijvoorbeeld uitnodigen voor een borrel of lunchbijeenkomst).

Bijhouden in een CRM systeem?

Als je met je prioriteitsrelaties aan de slag gaat, is de vraag natuurlijk hoe je deze informatie vastlegt en bijhoudt. Als jouw organisatie een (adequaat) CRM systeem heeft, is het duidelijk: er is een systeem en de aansluiting met de rest van je organisatie biedt natuurlijk talloze voordelen.

Als jouw organisaties geen (werkbaar) CRM systeem heeft, houd dan zelf je relaties bij. Het mooiste is om daarvoor een CRM systeem te gebruiken: dit biedt veel flexibiliteit en maakt het mogelijk om later je gegevens te exporteren als je organisatie een (ander) CRM systeem implementeert.

Het is niet mijn gewoonte om specifieke aanbieders te noemen, maar in dit geval wil ik toch wijzen op Insightly. Dit CRM pakket is (in een ietwat uitgeklede versie) tot 2 gebruikers gratis, en verrassend veelzijdig en gebruiksvriendelijk: ideaal als je gewoon eens wil uitproberen hoe het bevalt om met een CRM systeem te werken. Voor elk CRM systeem geldt dat je ermee moet werken om de meerwaarde te ervaren: wat je er niet in stopt, komt er ook niet uit. En hoe meer je ermee werkt, hoe meer mogelijkheden en waarde je zult ontdekken.

Of gewoon een lijstje in Excel?

Als je geen zin hebt om je te verdiepen in een CRM systeem, dan is het altijd nog vele malen beter om een contactenlijstje bij te houden dan om helemaal niets te doen. En om je persoonlijke relaties te managen, kun je een heel eind komen met een eenvoudig Excel-bestand. Natuurlijk zijn er veel minder mogelijkheden dan met een CRM systeem. Zo is een spreadsheet in beginsel eendimensionaal, waardoor je een contact in principe aan één organisatie moet koppelen, terwijl je sommige relaties in meerdere rollen zult kennen. Je kunt in Excel beginnen en – als je er klaar voor bent - deze gegevens importeren in een CRM systeem.

Om je op weg te helpen met het managen van je eigen relaties, hebben we een Excel spreadsheet gemaakt, waarmee je op eenvoudige wijze de belangrijkste gegevens en acties voor jouw relaties kunt bijhouden. Uiteraard kun je velden personaliseren, zie je openstaande acties, kun je filteren op contacten in een bepaalde sector, kun je zien waar deadlines verstreken zijn, enzovoort. Het bestand bevat ook een worksheet met enige uitleg over hoe je de lijst kunt gebruiken en aanpassen.

Spreadsheet voor eenvoudig relatiemanagement
Spreadsheet voor eenvoudig relatiemanagement

2 Onderhoud je netwerk offline en online

Als je bepaald hebt welke relaties je prioriteit wilt geven, is de volgende vraag: hoe?

Besef dat relatieonderhoud vele vormen kan aannemen: een persoonlijk (email of social media) bericht, een telefoontje, een lunchafspraak of gewoon samen een kop koffie drinken. Ga niet voor offline of online, maar combineer verschillende vormen afhankelijk van de situatie en je relatie. Het belangrijkste is: persoonlijke aandacht, dus wat je ook doet – zorg dat het steeds volledig aansluit op de situatie en interesses van je relatie.

Actualiteit-gedreven relatieonderhoud

De mooiste manier om je relaties te onderhouden, is door in te spelen op wat hen bezighoudt. ‘Connect’ op LinkedIn met relaties. Doordat je ‘connected’ bent, blijf je op de hoogte van wat er in hun wereld gebeurt en wat hen interesseert. Reageer en acteer op relevante berichten of ontwikkelingen. Bijvoorbeeld door te reageren op een (social media) bericht van je relatie, of door je relatie proactief een bericht te sturen over iets wat je hebt gehoord of gelezen wat relevant is voor je relatie. Door te laten zien dat je echt aandacht hebt voor de ander en spontaan met ideeën of informatie komt, ontstaat een vertrouwensrelatie en kom (of blijf) je top-of-mind bij je relatie.

Daarnaast zijn je contacten in de offline wereld natuurlijk een belangrijke bron van informatie. Onthoud of noteer belangrijke gebeurtenissen, bijvoorbeeld als je hoort dat je relatie binnenkort een belangrijke lezing geeft of dat zijn of haar zoon binnenkort afstudeert. En informeer hier later naar. Sommige mensen doen dit soort dingen van nature, anderen hebben hulpmiddelen nodig om hieraan te denken. Als je tot de laatste categorie behoort, is zo’n Excel lijstje een uitkomst!

Nieuwe relaties

In deze blog ligt de nadruk op bestaande relaties, maar veel van de hier besproken technieken kun je ook gebruiken om nieuwe relaties te bouwen. Zo kun je bijvoorbeeld een aantal mensen waarmee je graag een relatie wilt bouwen, gaan volgen op LinkedIn. Dat doe je door in zijn of haar LinkedIn profiel op het vinkje rechts van ‘Connect’ te klikken en voor ‘Follow’ te kiezen. Als je contact Twitter of andere social media gebruikt, is het natuurlijk nog beter om hem of haar ook daar te volgen. Mijn persoonlijke ervaring is echter dat de effectiviteit van LinkedIn voor zakelijke dienstverleners het grootst is.

Op deze manier ontdek je op natuurlijke wijze wat hen bezighoudt. Op het moment dat zo’n relatie iets post waarbij jij een relevante mening, inzicht of tip hebt, kun je deze als Comment plaatsen, waardoor je gelijk in beeld komt van die persoon. Vervolgens kun je op een geschikt moment voorstellen te ‘connecten’. Vanaf dat moment ziet de beoogde relatie ook jouw updates, waarmee de stap weer kleiner is om elkaar te ontmoeten.

Six degrees of separation (www.directly.me)
Six degrees of separation (www.directly.me)

Eén van de meest effectieve manieren om contact te leggen met mensen die je nog niet kent, is via gemeenschappelijke relaties: je kunt in LinkedIn zien wie in jouw relatienetwerk de betreffende persoon kent en hem of haar vragen jou te introduceren. Op die manier kun je ‘warm binnenkomen’ bij iemand die je nog nooit hebt ontmoet. De kracht van je tweedegraads netwerk is niet te onderschatten.

Planmatig relatieonderhoud

Als je alleen op ad hoc basis contact onderhoudt, loop je het risico dat je de relatie met belangrijke personen ongemerkt laat afkoelen – of zelfs verdwijnen. Gebruik daarom ook het eerder besproken lijstje met acties voor prioriteitsrelaties. Door voor elk van je prioriteitsrelaties te bepalen wanneer je weer contact legt, zorg je ervoor dat warme contacten niet koud worden en vergroot je de kans dat de ander aan jou denkt op het moment dat hij of zij tegen dingen aanloopt op jouw terrein.

Uiteraard pas je gewenste vervolgstappen aan als je intussen ook op ad hoc basis contact met iemand hebt gehad; het is geen keurslijf maar een tool om overzicht te houden.

3  Ga selectief naar bijeenkomsten en evenementen

Tot nu heb ik het vooral over het managen en versterken van individuele relaties gehad. Bij het onderwerp relaties en netwerken denk je natuurlijk ook aan netwerkbijeenkomsten en andere plekken waar je veel mensen op dezelfde plaats op hetzelfde moment rond hetzelfde onderwerp aantreft. Dát maakt zulke bijeenkomsten natuurlijk heel aantrekkelijk: in dezelfde tijd waarin je anders één relatie kunt ontmoeten, kun je tijdens een evenement al snel een stuk of tien mensen spreken of ontmoeten.

Netwerken

Waarom selectief?

Het bezoeken van bijeenkomsten en evenementen is over het algemeen een hele dure, tijdrovende manier om relaties te versterken. Het kost allereerst veel tijd. Tel maar op: ernaar toe reizen, parkeren, het drankje vooraf, de bijeenkomst, daarna natuurlijk de borrel en dan nog de terugreis. Dat het tijd kost is geen probleem, als het ook veel oplevert. Daar zit nu juist het probleem:

  • De meeste bijeenkomsten trekken een mix van mensen aan die allemaal met hun eigen doelen gekomen zijn. Vaak is maar een relatief klein deel interessant voor je. Dit kun je echter niet op afstand zien, waardoor de kans groot is dat je in gesprek raakt met iemand die niet binnen je doelgroep past. Echter, het is ongepast om dan gelijk maar weer verder te kijken, waardoor de koffie- of borreltijd rap verstrijkt zonder dat je mensen spreekt die je graag wilt ontmoeten.
  • Omdat ieders tijd schaars is, zijn organisaties steeds minder geneigd om naar fysieke bijeenkomsten te gaan en – als ze al gaan – sturen zij vaak niet de beslissers. Dit maakt het nog moeilijker om voldoende rendement uit dergelijke bijeenkomsten te halen.

“In mijn werk met zakelijke dienstverleners heb ik regelmatig meegemaakt dat accountants, adviseurs en advocaten die een evenement bezoeken alleen met elkaar praten. Dat is ongetwijfeld erg gezellig, maar het is natuurlijk niet bevorderlijk voor het commercieel rendement van zo’n bezoek!”

Vrijwel alle kennis is tegenwoordig online beschikbaar, dus de belangrijkste reden om naar een bijeenkomst te gaan, is dat je mensen persoonlijk kunt ontmoeten. Wat ik hiervoor heb willen aangeven, is niet dat je geen bijeenkomsten meer moet bezoeken. Wel is mijn punt dat je hierin heel selectief moet zijn, omdat het bezoeken van een bijeenkomst over het algemeen een erg dure manier van relatieonderhoud en netwerken is.

Hoe groter het deel van de bezoekers dat wel past binnen je doelgroep en hoe beperkter het tijdbeslag is, hoe interessanter het evenement. Screen met dit in het achterhoofd het lijstje met opties en ga alleen naar de meest relevante bijeenkomsten.

En vergeet ook de online netwerken niet: veel sectoren en beroepsgroepen kennen actieve online communities: zoek uit welke er zijn en kies de meest interessante. Ook hier geldt: wees selectief, omdat het belangrijk is dat je ook actief gaat participeren in zo’n community.

Daarnaast is er een rol weggelegd voor je organisatie om bijeenkomsten te organiseren waar wél de juiste doelgroep komt. Hierover meer in mijn volgende blog, waarin de rol van bestuurders/directie en marketing centraal staat.

Waarom selectief?

En als je dan op zo’n netwerkevenement bent: hoe pak je het dan aan? Het voert te ver om hier in deze blog in detail op in te gaan. Kaitlyn Russell heeft op themuse.com maar liefst 33 praktische netwerktips van diverse bronnen bij elkaar gebracht.

33 networking tips - Ethos3

Mijn belangrijkste tip: ga netwerken om te brengen, niet om te halen; wat je geeft, krijg je terug. En besteed het grootste deel van je tijd en energie aan je prioriteitsrelaties.

Wat zijn jouw ervaringen met relatieontwikkeling en netwerken? Reacties zijn welkom!

Deel dit artikel

Over Rob Meijers

Rob is een expert in het realiseren van groei bij accountantskantoren, adviesbureaus en advocatenkantoren. Hij heeft meer dan 20 jaar ervaring in marketing, business development, communicatie, branding, strategie en planning, transformatie en verandermanagement, reorganisaties en programmamanagement. Hij was onder meer consultant bij KPMG en directeur Marketing & Communicatie en Global Brand Director bij EY.

Laat een reactie achter