10 stappen voor een succesvolle offerte
De concurrentie in de markt neemt toe en in steeds meer gevallen moet je offerte uitbrengen om een nieuwe opdracht te winnen. Offreren is echter tijdsintensief en vaak ontbreekt een gedegen aanpak. Veel tijd gaat verloren met het bepalen van de strategie en het verzamelen van de benodigde informatie. En het slagingspercentage is vaak laag.
Met dit stappenplan verhoog je de kans op succes aanzienlijk.
1 Beoordeel het offerteverzoek
Ga eerst goed na wat de echte vraag van de klant is. Vaak is er een ‘vraag achter de vraag’. Eventuele onduidelijkheden of vragen moet je zo vroeg mogelijk signaleren en samen met de klant wegnemen.
2 Kwalificeer het offerteverzoek
Bepaal of je een offerte gaat uitbrengen. Belangrijke criteria zijn:
- Kennen we de klant?
- Waren we al vóór het offerteverzoek betrokken bij deze vraag?
- Kunnen wij een onderscheidend aanbod doen dat past bij onze dienstverlening?
Al deze criteria bepalen hoe groot je winkansen zijn en helpen je bij de beslissing om wel of geen offerte uit te brengen. Om risico’s te beperken, is het bij grote offertes ook belangrijk om de leveringsvoorwaarden van de klant te laten beoordelen door een jurist, zodat deze in een vroeg stadium kunnen worden besproken met de klant.
3 Stel een offerteteam samen
Als je hebt besloten om mee te doen, stel dan aan de hand van de complexiteit van de offerte een offerteteam samen. Bepaal daarbij wie de volgende rollen invullen: offerteleider, schrijver, inhoudsverantwoordelijken, designer en onafhankelijke tegenlezer. Natuurlijk kan één persoon een aantal rollen oppakken, maar door meerdere mensen te betrekken, kom je in het algemeen tot een betere offerte.
4 Houd een kick off
Houd een kick-off sessie om het offerteverzoek te bespreken. De offerteleider zorgt ervoor dat de informatie over de klant, sector en de verschillende betrokkenen inzichtelijk wordt. In deze sessie bespreek je ook het kopersnetwerk van de klant om te begrijpen wat de invloed is van de verschillende stakeholders in het aankoopproces. Op basis van de uitkomst maakt de offerteleider een planning.
5 Maak afspraken met het kopersnetwerk
Probeer na de kick-off sessie face-to-face afspraken te maken met de klant om de vragen en wensen beter te begrijpen en om eventuele vragen beantwoord te krijgen. Ook kan je deze gelegenheid gebruiken om je relatie met de klant te bouwen of versterken. Bereid deze afspraken goed voor met de juiste vragen en een agenda die je vooraf toestuurt in combinatie met andere materialen die je positie versterken. Na elk gesprek maak je een kort gespreksverslag en deel je dit met het offerteteam. Ga waar mogelijk met twee personen naar het gesprek zodat alle signalen van de opdrachtgever goed worden opgevangen.
6 Definieer de verhaallijn
De offerteleider en schrijver maken een verhaallijn voor de offerte. Dit is de kapstok en vaak ook de indeling van je offerte. Pas als de verhaallijn en alle elementen zijn bepaald, begin je met het schrijven. Zorg dat je weet wat de vraag achter de vraag is, en hoe jouw team met een onderscheidend aanbod kan bijdragen aan de oplossing van het probleem van de klant. Bepaal ook welke voor- en nadelen de voorgestelde oplossing heeft voor de klant. Bepaal per persoon in het kopersnetwerk welke invloed hij of zij heeft op de beslissing en hoe de oplossing aansluit bij zijn of haar zakelijke en persoonlijke agenda.
Er zijn drie soorten kopers: economische kopers, gebruikers en technische kopers. In elk koopproces zijn deze rollen aanwezig bij een of meerdere personen. Alleen de economische koper beslist, de rest heeft invloed. Ook is het hebben van een coach in het koopproces een uitstekende manier om je winstkansen te vergroten.
7 Kom tot een onderscheidend aanbod
Stel een onderscheidend aanbod (waarde-propositie) vast aan de hand van klantbehoeften en de wensen van de verschillende kopers. Cruciale vraag hierbij is: hoe helpt het aanbod om het probleem van elke koper op te lossen, hoeveel moeite moeten zij hiervoor doen en wat krijgen ze hiervoor extra wat ze nu nog niet hebben? Pas als de vraag (behoefte en wensen) van het kopersnetwerk van de klant goed in beeld is, kan je een onderscheidend aanbod maken. Kijk daarbij ook wat je positie is ten opzichte van je concurrent en wat jou uniek maakt, en wat daarbij het meest relevant is voor de klant. Maak het zo gemakkelijk en aantrekkelijk mogelijk voor de klant om jouw unieke aanbod te kopen.
8 Bepaal de prijsstrategie
Bij elk aanbod hoort een passende prijs. Denk goed na wat prijs voor de klant betekent en zorg voor een uniek aanbod dat de klant niet alleen op prijs met concurrenten vergelijkt. Dit doe je door een uniek voorstel waarvan je de prijs koppelt aan (voor)waarden in het aanbod. Maak een aantal opties waaruit de klant kan kiezen, stel vast wat het beste alternatief is dat de klant kan kiezen en maak dit zo aantrekkelijk mogelijk. Vaak is het ook goed om deze opties in je offerte te benoemen zodat de klant zelf kan kiezen. Laat duidelijk zien hoe je prijs is opgebouwd. Als je korting geeft, leg dan uit waarom en onder welke voorwaarden. Je kunt niet op prijs winnen, maar wel verliezen!
9 Schrijf de offerte
Schrijf vervolgens in correcte en begrijpelijke taal, zonder vakjargon, de offerte. Gebruik zoveel mogelijk de taal die de klant gebruikt in gesprekken en refereer hier ook naar. Gebruik actieve werkwoorden en vermijd zakelijk, afstandelijk taalgebruik. Laat de conceptofferte altijd ‘tegenlezen’ door iemand die nog niet was betrokken bij de offerte. Deze tegenlezer moet kritisch zijn en vragen stellen door in de huid van de klant te kruipen. Op basis van zijn opmerkingen pas je de offerte aan. Vergeet ook niet te laten controleren op taal- en tikfouten.
10 Bied de offerte aan
Zorg dat je de offerte tijdig indient, liefst als eerste. Doe dit, indien mogelijk, persoonlijk door een afspraak te maken. Aangezien weinigen dit doen, laat je hiermee zien dat je de klant belangrijk vindt en geeft het je de gelegenheid om extra te werken aan de relatie. Daarnaast laat het zien hoe graag je met de opdracht aan de slag wil en kun je nog een korte toelichting geven. Lukt dat niet, zorg dan in elk geval dat alles klopt en dat je het de klant gemakkelijk maakt.
Als er na de offerte nog presentaties zijn, bereid deze dan goed voor. Bel de klant altijd na om te vragen of de offerte in goede orde is ontvangen, als je deze niet persoonlijk hebt kunnen aanbieden.
Meer weten?
Heb je vragen of wil je hulp van een expert op het gebied van offreren en pitchen? Neem dan contact op met Geert van der Lande (e-mail: geert@4future.com, telefoon: 06 5266 0586).
Of meld je aan voor de training ‘Pitchen en offreren met resultaat’. In deze training leer je niet alleen hoe je succesvolle offertes maakt, maar ga je er ook gelijk mee aan de slag in de praktijk. Door de interactieve en kleinschalige aanpak, is er volop aandacht voor jouw specifieke leerdoelen en situatie.
